Aunque pudiera parecer que voy a hablar de la saga de películas protagonizadas por el actual gobernador de California, Arnold Schwarzenegger, me voy a referir a un tipo de personas que, como indica este adjetivo, termina las cosas.

Situaciones como ésta son muy comunes en las empresas: Juan le ha pedido un informe a Pedro, ya que le gustaría conocer la evolución de las ventas en el mercado catalán, en comparación con la media de España.

Tras las pertinentes explicaciones sobre lo que quiere, Pedro introduce los parámetros correspondientes en su aplicación informática, y saca los datos requeridos -ventas en los mercados español y catalán-, lo pasa a Excel y pone dos columnas una al lado de otra, con un total abajo.

Bien, ya está lo que me ha pedido –piensa Pedro- y envía a su jefe el archivo adjunto, sin más explicaciones.

Al recibirlo, Juan lo imprime y –primer problema- Pedro no ha configurado la impresión, así que Juan tiene que hacerlo él mismo. Cuando por fin lo tiene, se dispone a analizar los datos que Juan le ha proporcionado.

Le surgen una serie de dudas acerca de la fiabilidad de los datos –ya que Pedro no ha revisado si los mismos eran coherentes- y así se lo hace saber a éste. Tras comprobarlo, llegan a la conclusión de que alguien había introducido en el sistema 300.000 en lugar de 3.000,00, y lo modifican.

Posteriormente, a Juan le gustaría conocer la evolución de ambos mercados en relación con el año anterior, datos que Pedro no ha incluido. Cuando se los pide, éste piensa: Qué pesado es mi jefe, ganas de dar la lata.

Mientras Pedro tiene esta sensación, la de Juan es totalmente distinta: No sé para qué pido nada, si al final me da más trabajo que hacerlo yo mismo.

Este tipo de situaciones, bastante habituales en las empresas, son subsanables, pero para ello debe existir una buena comunicación, de manera que los mensajes sean interpretados correctamente –que haya un buen feedback o retroalimentación.

Además, debe haber una formación suficiente, ya que la elaboración de informes requiere habitualmente del uso de herramientas informáticas, por lo que el dominio del ERP de la empresa, la hoja de cálculo, etcétera, son imprescindibles.

Se debe realizar un depurado de los datos, examinando inconsistencias o incoherencias, de manera que la información que se presente sea fiable.

La persona que elabora el informe debe tener presente el porqué del mismo, para qué se quiere, y por lo tanto, qué información debe contener y cómo debe presentarse.

Además, deben cuidarse los detalles formales y –en mi opinión- huir del exceso de bordes, colores, sombreados, negritas, etcétera, ya que una utilización exagerada de dichos elementos distrae y dificulta la comprensión en lugar de contribuir a la misma.

Siguiendo estas premisas, Pedro se ha convertido en el terminador que tiene encantado a Juan: cualquier memorando que le encarga, éste se lo presenta adecuadamente, tiene la información que tiene que tener, depurada y estructurada de manera adecuada, y expone una serie de conclusiones, aportando por tanto un valor añadido sobre el que se podría sacar de manera automática de la aplicación informática.

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Comentarios

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Alberto Barbero     |14-01-10 Aunque ya indicas que debe existir una buena comunicación, entiendo que las sugerencias van más dirigidas a quien ejerce el papel de colaborador.Me parecen bien. Tal y como yo lo veo, el responsable principal de la comunicación es el jefe, y éste debería haber elegido bien al colaborador en función de la tarea, haber explicado el porqué y haberse asegurado de que su colaborador lo ha entendido perfectamente... por lo menos. Responder | Citar 0   0

Pablo Rodríguez   |14-01-10 Hola, Alberto, estoy de acuerdo contigo. Aunque varias de las sugerencias van más bien encaminadas hacia el colaborador, como bien señalas la existencia de una buena comunicación y un feedback adecuado es una cuestión que atañe a ambas partes, así como por ejemplo, el apartado de la formación, el colaborador debe estar suficientemente preparado, pero su jefe también debería preocuparse y esforzarse porque sea así. En muchas de estas situaciones que se producen cotidianamente, se producen deficiencias en la comunicación que se establece entre jefe y colaborador, y que conlleva que los informes no alcancen el objetivo o la calidad deseada. Éstas pueden ser debidas a diversas razones y entre ellas, como bien dices, a que el jefe no ha sabido comunicarse adecuadamente. Un abrazo Pablo Responder | Citar 0   0

María Hernández  - Yo podría, pero tú lo haces mejor....     |14-01-10 Hola Pablo: Vaya, este nuevo post tuyo me ha llegado como por "encargo". A mi, personalmente, me gusta ser "terminadora" y presentar lo que me piden en "buenas condiciones". Pero...cuando tus informes no pasan directamente del origen al destinatario final hay un "riesgo" que hay que saber solventar: que te "roben" el valor. Si me dan una orden directa, me da igual que sea para el gerente que para un jefe intermedio, es mi trabajo y lo hago con total dedicación, pero no te voy a negar que me molesta un poco que la falta de preparación de unos se intente paliar con la mía y encima me hagan desaparecer del mapa. Pero bueno, siempre hay remedios "caseros" para que en lo que hagas quede tu "marca" y se pueda saber el origen primitivo del informe. Puede ser tal la falta de conocimiento "intermedio" que una simple marca de agua o un pie de documento es suficiente para quede constancia de quien lo realizó y que aún siendo muy fácil eliminarlas, no se de el caso, precisamente, porque no tienen ni idea de lo básico. Y es que si lo empiezo y lo acabo, la "terminadora" soy yo y asumo toda la responsabilidad, para bien o para mal, porque "Al César lo que es del César" y si no eres César pero te gustaría serlo: APRENDE pero no te aproveches de los demás para colgarte medallitas que no te corresponden. María ha dicho, jejeje. Un abrazo. P.D.: Ha sido el día, concreto. Ya te digo, como caídito del cielo tu post. Responder | Citar 0   0

Pablo Rodríguez   |14-01-10 Hola, María. Estoy de acuerdo, creo que ya hemos comentado en alguna ocasión ese tipo de actuaciones lamentables que algunos "jefecillos" realizan, y que produce que no haya más remedio que defenderse o tomar precauciones. Sin duda,al César, lo que es del César, y el buen trabajo realizado no debería ser puenteado por nadie; por cierto, este tipo de personas también son muy dadas a echar las culpas si el informe tiene algún error... en fin, allá ellos con su conciencia, pero bueno, como dices, hay maneras de hacerse valer, y en ocasiones no queda más remedio que utilizarlas. Un abrazo Pablo Responder | Citar 0   0

JFA     |14-01-10 No puedo negar que leyendo la entrada he esbozado una sonrisa, porque cuando la atribución de tareas no está demasiado definida y hay "lluvia de marrones" a veces lo más inteligente es, paradójicamente, hacerse el tonto. Lo malo es cuando ya no cuela ;) Responder | Citar 0   0

Pablo Rodríguez   |15-01-10 Jeje, no había entrado yo por ese camino, aunque también es cierto en ocasiones lo que comentas, o lo que decía María, a veces es mejor que no nos toque uno de esos encargos mal definidos. Un abrazo Pablo Responder | Citar 0   0

javier     |15-01-10 Hola Pablo: Mi experiencia viene como jefe. Y es que me parece importantísimo saber a quién le das el papel de "terminador". Hay personas que por mucha información que le des nunca "terminan" el trabajo. Nunca responden a los planteamientos por muy claros que se los des o por mucho que digas "si tienes alguna duda no tengas ningún reparo en preguntarme". Yo suelo poner un ejemplo y es que cuando pido algo suelo añadir: "y no más de dos folios". Bueno pues hay gente que te entrega 10 folios y encima no responde a lo que se ha planteado. Insisto, me parece fundamental colocar a cada uno en el puesto en el que puede ser más eficaz. Y eso es tan difícil... Un abrazo. Responder | Citar 0   0

Pablo Rodríguez   |15-01-10 Hola, Javier, me parece una interesante aportación la que realizas, hay personas que realizan de manera más o menos adecuada el trabajo cuando les encargas una parte del mismo, y ésta está bien definida, pero a los cuales les resulta complicado lidiar con un trabajo en su globalidad -dependiendo también, lógicamente, del tipo de tarea y su complejidad. Así es que también tenemos catalogados de alguna manera a las personas según ese criterio, a Fulano le encargo este trabajo, y a Perengano este otro, a algunos les hay que definir el trabajo al máximo, mientras que otros necesitan pocas indicaciones y hacen sus aportaciones y mejoras de motu propio. No es que sea malo en sí mismo ser de una manera u otra, cada persona será más eficaz en según qué puesto, pero incluso acertar en esto puede resultar difícil, como señalas. Un abrazo Pablo Responder | Citar 0   0

Fernando López   |15-01-10 Hola Pablo. Esto pasa con más frecuencia de lo que todo el mundo quisiera. En principio, podría tratarse siempre de un problema de comunicación (del jefe principalmente), pero muchas veces no es así, y si es un problema de actitud como ilustras con el caso de no establecer el área de impresión. Creo que cuando sucede esto, es más un problema de involucración, colaboración o respeto. Este problema se da en todas las empresas, todos los días y a todas horas ya sea entre subordinados y jefes o entre departamentos o entre iguales. Siempre digo a mi equipo que cualquier tarea por nimia que sea, debe hacerse de la mejor manera porque así otras personas no deberán rehacer continuamente el trabajo, además de ser una falta de respeto por el tiempo de los demás. Lo malo que lo debo explicar mal, porque muchas veces se olvidan. Da para un debate muy interesante este post. Un abrazo Responder | Citar 0   0

Pablo Rodríguez   |15-01-10 Hola, Fernando, interesante matiz el que añades. Muchas veces no nos damos cuenta o no reflexionamos lo suficiente, tanto en nuestra faceta profesional como en la vida personal, en relación a que lo que hacemos o dejamos de hacer está afectando a otras personas, y en este caso, si yo hago algo mal, posiblemente el que recibe el trabajo tendrá que revisarlo, corregirlo, etcétera, con lo cual, de alguna manera, le estoy perjudicando (puede ser un jefe, o también un compañero, un cliente, etcétera). Así que son sin duda importantes estos aspectos que señalas, la involucración, colaboración y el respeto a los demás. Un abrazo Pablo Responder | Citar 0   0

Germán     |16-01-10 Hola, Pablo: puede que este tipo de situaciones se den en muchas empresas. Lo malo es si tienen carácter reiterativo. Ahí es donde aparece el problema. Sin ánimo de determinar de quién es la responsabilidad, es evidente que una forma de trabajo como esa debe convertirse en un hábito por sistema. Puede admitirse una, dos... pero cuando surge la tercera, hay un problema. Y eso tiene fácil solución, presuponiendo que ambos estén preparados en su trabajo. De no ser así, es una cuestión de actitud, lo cual ya es más peligroso. Gracias de nuevo por el relato. un abrazo. Responder | Citar 0   0

Pablo Rodríguez   |17-01-10 Hola, Germán. Sí que puede llegar a ser un problema serio, porque se da más habitualmente de lo que sería deseable, y al final, tanto el jefe como el colabodrador estarán descontentos, uno pensando que no puede delegar adecuadamente, y el otro creyendo que su jefe no hace más que dar la lata con detalles insignificantes. Gracias a ti por tu comentario, y un abrazo Pablo Responder | Citar 0   0

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