La crisis trae consigo grandes dosis de nerviosismo y cambios de criterio por doquier. Las ventas no se concretan, las cuentas no salen, y la búsqueda de soluciones lleva en muchos casos a trabajar de un modo inadecuado.
Hoy voy a hablar de una palabra un poco engañosa, la multitarea.
Durante el día, hacemos gran variedad de cosas, y muchas de ellas suponen interrupciones respecto a otras: podemos introducir datos, hacer informes, revisarlos, llamar por teléfono o atenderlo, escribir y leer correos electrónicos, atender a compañeros o jefes, etcétera.
Las interrupciones suponen una pérdida de tiempo por doble motivo, ya que al tiempo que se pierde por el hecho en sí que demanda nuestra atención se une la merma de la concentración necesaria para realizar esa tarea, que debemos retomar.
La capacidad del ser humano para realizar varias tareas a la vez es limitada, si las dos requieren realmente nuestra atención no las podremos hacer a la vez, o dedicaremos mucho más tiempo de proceso a una de ellas, en detrimento de la otra.
Como comentaba al principio, el nerviosismo provoca multitud de órdenes –algunas contradictorias-, demandas de información y de realización de tareas por parte de los directivos hacia sus colaboradores, y toda esta retahíla de solicitudes en el mejor de los casos tendrá una jerarquía de prioridades (el directivo especifica el orden en que debe ocuparse de las tareas), pero en muchos casos ni siquiera existirá ese orden, o serán todas “para ayer”.
Pero además del tiempo que se pierde por estas interrupciones, la pérdida de concentración y el lapso para pasar de una a otra actividad, la multitarea provoca que se tarde en completar más cada una de las tareas, lo cual aumenta el nerviosismo de los jefes (que curiosamente, en muchas ocasiones son los que han contribuido a alargar los plazos con sus solicitudes).
Veamos un sencillo ejemplo. El trabajador tiene que realizar tres tareas, cada una de dos días. Si las realiza consecutivamente, tarda seis días, dos para cada actividad. ¿Fácil, no?
Ahora vamos con la multitarea. Realiza el trabajo A durante un día, pero ahí le encargan el trabajo B; cuando lleva un día con éste le encargan el C. Trabaja un día en él, pero le reclaman el A, y se pone con él hasta que lo termina. A continuación finaliza el B y finalmente el C. ¿Cuánto ha tardado? Seis días (aquí, obviamente, no tengo en cuenta que las interrupciones suponen una pérdida de concentración).
Pero en lugar de terminar cada una en dos días, ¿cuánto ha tardado en este caso? Ha finalizado cada una en ¡cuatro días! Y la percepción que tiene el jefe en este caso es: “cuánto ha tardado en realizar estas tareas”.
Así que cuando asignemos tareas adicionales a alguien, debemos tener en cuenta todas estas cuestiones. El momento de crisis actual hace que se realicen muchas solicitudes, y aun en el caso de que se establezcan claramente las prioridades, el tiempo perdido por las interrupciones y la sensación que se deriva de este alargamiento de las tareas puede contribuir al efecto caos que nos domina.
Por ello, no deberíamos añadir innecesariamente más leña al fuego, no hagamos -continuando con las analogías militares- como en la película de los hermanos Marx: “Traed madera, traed madera… es la guerra”.
